Sjekkliste for planlegging og gjennomføring av møter Sjekkliste for planlegging og gjennomføring av møter Formålet med sjekklisten er å gi veiledning til god forberedelse og gjennomføring av (samarbeids)møter. Dette vil kunne bidra til at møtene oppleves meningsfulle for deltakerne. Møteplanlegging Er det et tydelig formål med møtet? Avklar behov, hensikt og ønsket resultat av møtet. Hva skal deltakerne sitte igjen med når møtet er avsluttet? Ulike saker i et møte, kan ha ulike formål. Eksempler på formål: Informere (Etter møtet er deltakerne kjent med ...) Ta beslutning (Etter møtet foreligger en beslutning om ...) Følge opp fremdrift (Etter møtet har deltakerne en oversikt over hva som er gjort frem til i dag og hva som gjenstår å gjøre frem til ...) Løse et problem (Etter møtet har deltakerne en løsning på følgende problemstilling ...) Skape nye idéer (Etter møtet har deltakerne delt idéer, muligheter eller løsninger som kan jobbes videre med) Planlegge fremover (Etter møtet har deltakerne en plan for hva som skal gjøres fremover av hvem og når) Opplæring og kunnskapsdeling (Etter møtet har deltakerne følgende kunnskap eller ferdighet ... *læringsmål*) Hvem er relevante deltakere? Hvem kaller inn til møtet? Inviter bredt ved behov (offentlig, næringsliv, frivillighet, politikk, akademia og/eller sivilbefolkning). Ta direkte kontakt og involvere nøkkelpersoner (ordfører, kommunedirektør, rektor, leder av idrettslag, næringsaktør). Sikre god informasjon om innhold i møtet. Hvilke forberedelser trengs? Vurder om det er behov for et formøte for å gjøre avklaringer. Hva trenger deltakerne å være forberedt på for å oppnå ønsket resultat? Hvor skal møtet avholdes? Husk universell utforming slik at alle kan delta. Hvem skal lede møtet? Dette avhenger av møtets formål. Er formålet styring, prioritering og delegering, kan det være hensiktsmessig at møteleder er den som innkaller til møtet. Er formålet å dele idéer, kan det være lurt å ha en møteleder som er dreven på metodikk i kreative prosesser. Eksempler på andre roller som kan vurderes: referent, ordstyrer, tidtaker, viddevakt. Hvordan skal møtet struktureres? Møtet må ha et start- og et sluttidspunkt. Er tidsplanen realistisk? Noen ganger kan det også være en god idé å angi tid til hvert punkt på sakslisten. Da vil det være lettere å sette grenser for diskusjoner og styre møtet med referanse til tid. Legg inn pauser ved lange møter. Hvilke metoder kan brukes? Ulike fremgangsmåter kan gi ulikt resultat, vær derfor bevisst på hvordan møtet skal gjennomføres. Hvordan legge til rette for aktive deltakere? Gruppearbeid kan fungere bra når det er viktig at alle får snakke enn at alle får høre alt. Deltakere kan også gis noen minutter til å tenke og notere individuelt før tema/sak diskuteres i plenum. Hvilken saksliste skal møtet ha? Etter å ha tatt stilling til punktene over, utarbeides saksliste for møtet. Gjerne med merking av formål og ønsket resultat ved hvert punkt (informasjonssak, beslutningssak osv.). Send ut innkalling og saksliste i god tid. Legg ved nødvendig informasjon og vær klar på hva som forventes av møtedeltakerne både før og underveis i møtet. MøtegjennomføringGod møteplanlegging gjør gjennomføringen av møtet mye enklere. Her er likevel noen tips til gjennomføring av møtet: Innledning Innled møtet med å være tydelig på formål med møtet og hvor lenge det skal vare. Presentasjon av deltakere og avklar evt. forventninger. Gjennomgå punkter i saksliste. Ta stilling til forventning rundt PC- og mobilbruk. RelevansBruk formål og saksliste aktivt for å styre møtet. Oppsummer gjerne hvert sakspunkt underveis. InvolveringFå med alle deltakerne – det er viktig for opplevelsen av eierskap og motivasjon for å delta og bidra.Styr tidenAvslutt på tid. Hvis dere ikke blir ferdige, bli enige om et nytt møte. AvslutningSammenfatt det som ble diskutert og besluttet, og eventuelt hva som gjenstår å drøfte. OppfølgingSend ut skriftlig referat til alle deltakere med beskrivelse av hva som ble diskutert, hva som skal skje videre, av hvem og når. Utdypende dokumentasjon, presiseringer, avklaringer eller andre ting som er lovet bør sendes ut så fort som mulig.